Lire ses statistiques et préparer ses déclarations

Transformez vos données NeoProf en contrôles utiles, sans confondre tableau de bord et déclaration officielle.

Objectif : obtenir un chiffre que vous savez expliquer

Un beau graphique n'est pas une preuve. Le jour où un total surprend, vous devez pouvoir remonter jusqu'aux séances et aux paiements qui l'ont produit. C'est là que les statistiques deviennent rassurantes : elles ne décorent pas l'activité, elles révèlent ce qui mérite votre attention.

Dans NeoProf, l'espace Statistiques est une fonctionnalité Pro. Il regroupe trois lectures : Élèves, Revenus et Suivi. Le compte gratuit conserve néanmoins l'indicateur global d'heures enseignées sur l'accueil. Cette leçon vous apprend à raisonner avec les statistiques lorsqu'elles sont disponibles ; elle ne vous demande pas de souscrire pour tenir vos obligations.

Lire les trois onglets sans se noyer

Commencez par une question précise.

Élèves aide à observer les effectifs, l'évolution des notes, les comparaisons et la rétention. Une courbe ne remplace jamais votre jugement pédagogique : elle signale un sujet à examiner. Revenus présente notamment le chiffre d'affaires par mois civil, trimestre, année scolaire, année civile ou semaine, le taux horaire moyen, les familles principales et les moyens de paiement. Suivi donne accès aux journaux des paiements, des cours et des activités de jeu. C'est souvent le meilleur point de départ lorsqu'un total paraît faux.

Exemple : le chiffre de mars bondit de 40 %. Ne concluez pas immédiatement que votre activité a progressé. Regardez le nombre de cours, les heures, les familles concernées et le journal des séances. Une séance saisie deux fois ou terminée au mauvais mois peut suffire à créer l'illusion.

Distinguer activité générée et argent encaissé

Les vues de chiffre d'affaires mensuel, trimestriel, hebdomadaire et annuel additionnent le coût des cours terminés, selon la date de la séance. Elles décrivent donc l'activité générée dans NeoProf. La vue Moyens de paiement, elle, additionne les paiements enregistrés selon leur date et exclut les demandes rejetées.

Ces deux familles de chiffres peuvent légitimement différer. Un cours du 28 septembre payé le 4 octobre appartient à l'activité de septembre, mais au paiement d'octobre. Une demande d'Avance immédiate encore en attente n'est pas un encaissement confirmé. Et une facture émise ne prouve pas, à elle seule, que l'argent a été reçu.

Les graphiques de CA NeoProf reposent sur les cours terminés ; les moyens de paiement reposent sur les paiements enregistrés. Un écart n'est pas forcément une erreur : il doit pouvoir être expliqué. NeoProf prépare vos contrôles ; il ne transmet pas vos déclarations à l'Urssaf, à NOVA ou aux impôts.

Préparer plutôt que recopier

Dans Revenus, les tableaux mensuels civil et scolaire, trimestriel, annuel et par famille proposent un export CSV. Utilisez-le comme pièce de travail : filtrez la bonne période, exportez, puis rapprochez-le des cours, des paiements et de vos justificatifs. Ne collez jamais automatiquement le total d'un graphique dans une déclaration officielle.

Pourquoi ? Les bases de calcul ne sont pas toujours identiques. Pour une micro-entreprise, les règles fiscales et sociales s'intéressent notamment aux recettes effectivement encaissées. Le tableau NeoProf des cours terminés répond d'abord à une question de pilotage. Si vous exercez dans les services à la personne, NOVA impose en outre des remontées d'activité trimestrielles et annuelles selon son propre cadre. Vérifiez toujours la période, la rubrique et la notice officielles au moment de déclarer.

Conservez hors de NeoProf la preuve de la déclaration réellement déposée : accusé, récapitulatif ou référence. Un CSV est une préparation, pas un dépôt.

Action pratique : votre contrôle mensuel en dix minutes

Prenez un mois clos et suivez cet ordre :

Dans Suivi > Cours, repérez les brouillons, doublons ou séances qui ne devraient pas être terminées. Dans Revenus, notez le total des cours terminés, le nombre d'heures et le nombre de séances du mois civil. Dans Suivi > Paiements, rapprochez chaque règlement reçu ; traitez séparément les demandes en attente ou rejetées. Expliquez l'écart entre activité générée et paiements : délai normal, impayé, acompte ou correction à effectuer. Exportez le CSV utile, archivez vos justificatifs, puis préparez la déclaration dans le service officiel concerné.

Pour l'exercice, choisissez un mois fictif avec quatre cours à 30 €, dont trois seulement sont payés avant la fin du mois. NeoProf affichera 120 € d'activité générée ; vos paiements confirmés pourront n'être que de 90 €. Votre travail n'est pas de faire disparaître l'écart, mais d'écrire : « 30 € restant à encaisser ».

Erreur fréquente : forcer les chiffres à se ressembler

Modifier artificiellement une séance ou déclarer un paiement non reçu rend le tableau plus joli et votre dossier moins fiable. Corrigez uniquement une donnée factuellement fausse. Si l'écart est réel, documentez-le.

La bonne sensation n'est pas « tous les nombres sont identiques ». C'est : « je sais ce que mesure chaque nombre, je peux justifier la différence et je déclare sur la base demandée par l'organisme officiel ».