Enregistrer et suivre les paiements

Enregistrez ce qui a réellement été reçu et laissez NeoProf l'affecter aux cours les plus anciens sans confondre attente et paiement confirmé.

Objectif : que le solde raconte exactement ce qui s'est passé

Un virement de 60 € arrive avec le libellé « cours ». Était-ce pour les deux dernières séances ? Un acompte ? Un règlement en retard ? Si vous marquez au hasard le cours le plus récent comme payé, la famille et vous finirez avec deux histoires différentes.

NeoProf sépare le paiement reçu des cours qu'il couvre. Pour notre exemple fictif, la famille Robert doit trois cours de 30 €. Elle verse 60 € par virement. Le résultat attendu n'est pas « tout est payé » : les deux cours les plus anciens sont payés et le troisième reste à régler.

Enregistrer uniquement un règlement réellement reçu

Ouvrez Paiements, puis Enregistrer un paiement. Sélectionnez la famille Robert. NeoProf affiche son Solde dû, son Crédit éventuel ou un solde réglé. Choisissez ensuite le moyen réellement utilisé parmi ceux proposés : Espèce, Virement bancaire, CESU, Promotion ou le parcours Avance Immédiate par l'URSSAF lorsqu'il est configuré.

Pour un paiement classique, la liste Cours à régler présente les séances concernées. Sans montant personnalisé, le total est calculé à partir des cours sélectionnés. Activez Saisir un montant personnalisé seulement si le règlement reçu diffère réellement de cette somme. Saisissez la date effective du paiement — jamais une date future — et une note courte si elle permet d'identifier le règlement. Terminez avec Enregistrer le paiement et attendez Paiement enregistré avec succès.

N'utilisez pas le moyen Urssaf pour simuler un virement. Les paiements liés à l'Avance immédiate suivent un parcours de demande et de confirmation ; ils ne peuvent pas être créés, modifiés ou supprimés comme un paiement manuel.

Comprendre l'affectation la plus ancienne d'abord

Après chaque création, modification ou suppression d'un paiement manuel, NeoProf recalcule l'affectation de toute la famille. Les cours terminés et facturables sont classés du plus ancien au plus récent. Le paiement couvre d'abord le plus ancien solde, puis passe au suivant.

Dans notre exemple, 60 € couvrent les deux premiers cours à 30 €. Si la famille verse 45 €, le premier cours devient Payé et le deuxième Partiel, avec 15 € restant à couvrir. Si elle verse plus que le total dû, l'excédent devient un crédit pour les prochains cours ; ne créez pas une fausse séance pour l'absorber.

Cette règle rend le calcul reproductible. Vous n'avez pas à répartir manuellement chaque euro, mais vous devez vérifier que les cours, leurs montants et le règlement saisi sont exacts.

Un paiement enregistré décrit de l'argent réellement reçu, avec sa date et son moyen. NeoProf l'affecte automatiquement aux cours terminés les plus anciens. « En attente » n'est pas « payé » et un rejet ne couvre aucun cours.

Lire les statuts sans se rassurer trop vite

Les cours peuvent apparaître À régler, Partiel, Payé ou En attente. À régler signifie qu'aucun paiement ne les couvre. Partiel signifie qu'une partie seulement du coût est affectée. Payé signifie que le coût est entièrement couvert par des paiements confirmés.

En attente concerne notamment une somme Urssaf qui couvre le cours mais n'est pas encore validée. Elle réserve le cours pour éviter une seconde demande, sans transformer l'attente en encaissement certain. Si la demande est rejetée, son montant est exclu de l'affectation : le cours revient à son état réel, à régler ou partiellement payé selon les autres règlements.

Après un enregistrement, contrôlez trois endroits : le message de succès, le solde de la famille et l'état des cours. Si ces trois éléments ne racontent pas la même histoire que votre relevé bancaire ou votre justificatif, arrêtez-vous avant de facturer.

Choisir le cadre avant le bouton

Cette leçon explique la saisie et le suivi, pas le choix du statut, du tarif ou de l'Avance immédiate. Pour comprendre les conditions SAP, l'habilitation Urssaf et les responsabilités du professeur, consultez la formation Devenir professeur particulier et proposer l'Avance immédiate. Le moyen de paiement ne rend pas à lui seul une prestation éligible.

Action pratique : rapprocher 60 € sans tricher

Avec des données fictives, imaginez trois cours de 30 € pour la famille Robert et un virement reçu de 60 € :

choisissez la famille et Virement bancaire ; vérifiez les cours proposés, le montant de 60 € et la date ; enregistrez une note comme « Virement test — deux cours les plus anciens » ; vérifiez que deux cours sont payés et que le dernier reste à régler.

Si vous ne disposez pas de trois cours fictifs, ne créez pas de faux paiement dans votre activité réelle : suivez simplement le parcours sans valider.

Erreur fréquente : cocher payé avant l'encaissement

Une promesse, une demande Urssaf envoyée ou un virement annoncé n'est pas encore un paiement confirmé. Corrigez en laissant le cours à régler ou en attente selon le parcours réel, puis mettez à jour lorsque la confirmation existe. Votre trésorerie a besoin de faits, pas d'optimisme.