Ajouter ses familles et ses élèves, à la main ou depuis Excel

Créez un dossier propre à la main ou importez plusieurs familles avec le modèle contrôlé de NeoProf.

Objectif : retrouver une personne, pas reconstruire son dossier

Un parent vous écrit : « On décale le cours de Lina ? » Vous reconnaissez le prénom, mais son tarif est dans Excel, sa classe dans vos messages et le téléphone du parent sous un autre nom. Une fiche utile doit supprimer cette chasse au trésor.

Dans NeoProf, la famille porte les coordonnées et le tarif ; l'élève lui est rattaché avec sa classe et les informations pédagogiques. Pour l'exercice, utilisez uniquement cette famille fictive : Nadia Robert, responsable de Lina Robert, en 5e. N'entrez ni véritable adresse ni véritable numéro.

Choisir le bon chemin

Pour une ou deux familles, la saisie manuelle permet de relire chaque information. Depuis Familles, choisissez Ajouter une famille. Pour reprendre une liste existante, ouvrez Importer des familles, puis utilisez exclusivement Télécharger le modèle Excel.

Ne copiez pas vos données dans un ancien fichier « presque identique ». Le modèle NeoProf contient les en-têtes attendus, une seule feuille nommée Familles et élèves et une ligne par famille. Les enfants de cette famille se placent sur la même ligne. Le modèle accepte jusqu'à trois enfants par ligne.

Créer une famille à la main

Dans Identité, choisissez la relation avec l'élève, puis saisissez prénom et nom. Dans Coordonnées, l'adresse de résidence, l'e-mail et le téléphone sont obligatoires. À l'étape Tarif, indiquez le montant horaire réellement convenu. Les données de naissance, bancaires et Urssaf sont facultatives si vous n'utilisez pas l'Avance immédiate : ne les inventez pas.

Utilisez Valider pour faire contrôler les champs obligatoires, relisez la page Confirmation, puis acceptez les consentements nécessaires et terminez l'inscription. La famille doit apparaître dans la liste avant de créer l'élève.

Ouvrez ensuite Élèves puis Ajouter un élève. Dans Essentiel, sélectionnez la famille Nadia Robert et renseignez Lina, Robert, 5e. Ce sont les quatre données obligatoires : famille, prénom, nom et classe. Planning, matières, historique et contacts enrichissent le suivi, mais ne doivent être complétés que s'ils sont utiles et vérifiés. Sur la confirmation, choisissez Créer l'élève.

Créez d'abord la famille : un élève appartient toujours à une famille dans NeoProf. À la main, renseignez le minimum exact avant les options administratives ou pédagogiques. Pour plusieurs dossiers, partez toujours du modèle Excel téléchargé dans l'application.

Importer plusieurs dossiers depuis Excel

Le modèle `.xlsx` distingue les colonnes du parent de celles du premier, deuxième et troisième enfant. Pour chaque famille, renseignez au minimum `parentfirstname`, `parentlastname`, `address` et `phone_number`. L'e-mail est facultatif dans l'import, mais s'il est présent il doit être valide. `relationship` accepte notamment `father`, `mother` ou `other`. Le tarif doit être positif ; s'il est vide, l'import applique le tarif horaire par défaut de NeoProf.

Pour chaque enfant renseigné, `firstname`, `lastname` et `class_level` deviennent obligatoires. Les matières sont séparées par des virgules ; si elles sont absentes, NeoProf utilise Maths. Ne renommez aucun en-tête, n'ajoutez pas de feuille et n'utilisez pas de formule. Le fichier doit peser au plus 2 Mo et contenir au maximum 500 familles.

De retour dans Importer des familles, glissez le fichier ou choisissez-le. NeoProf affiche Aperçu de votre import avec le nombre de familles, le nombre d'élèves et les points à corriger. Rien n'est enregistré à cette étape. Si une erreur est signalée, corrigez le fichier puis chargez-le à nouveau. Confirmer l'import n'apparaît que lorsque l'aperçu ne contient plus d'erreur.

L'import est groupé : si l'enregistrement d'un élève échoue, l'opération est annulée au lieu de laisser une moitié de dossier. Après succès, l'écran annonce le nombre de familles et d'élèves importés et recharge les listes.

Action pratique : obtenir un dossier contrôlé

Choisissez un seul parcours :

À la main : créez Nadia Robert avec des coordonnées manifestement fictives, puis Lina Robert en 5e. Avec Excel : téléchargez le modèle, remplissez une ligne avec Nadia et Lina, chargez-la et arrêtez-vous à l'aperçu si vous ne souhaitez pas conserver l'exercice.

Vérifiez le résultat : la famille n'apparaît qu'une fois, Lina est rattachée à la bonne famille et sa classe est 5e. Supprimez ou archivez ensuite les données d'exercice selon les actions disponibles dans la fiche.

Erreur fréquente : confirmer avant de lire l'aperçu

Un fichier peut sembler propre et contenir un doublon, un e-mail mal formé ou un enfant sans classe. L'aperçu est un contrôle, pas une formalité. Lisez le nombre de familles et d'élèves, puis chaque message. Si vous attendiez douze élèves et que l'aperçu en annonce onze, ne confirmez pas : retrouvez la cellule manquante. Cinq minutes de correction évitent des semaines avec deux soldes ou deux historiques pour la même famille.