Inscrire les familles et gérer l'Avance immédiate dans NeoProf

Inscrivez une famille avec les bonnes données, envoyez une demande après le cours et suivez son statut sans créer de doublon.

Mission : inscrire la bonne personne

La famille Martin accepte le service. Nora ouvre sa fiche dans NeoProf et vérifie les données qui serviront à l’inscription :

nom de naissance, prénom, civilité et date de naissance ; pays et commune de naissance ; adresse complète, e-mail et téléphone ; IBAN, BIC et nom du titulaire du compte.

Les informations d’état civil doivent correspondre à celles connues de l’administration fiscale. L’e-mail doit être accessible et la personne inscrite doit être titulaire du compte bancaire renseigné.

Nora ne demande pas le numéro fiscal : l’administration recherche elle-même le numéro associé à l’état civil. Avant l’envoi, NeoProf bloque aussi l’inscription si la famille possède encore un solde impayé à régler autrement.

Inscrire ne veut pas dire activer

Dans la fiche famille, Nora choisit Inscrire à l’Avance immédiate, relit l’avertissement puis confirme une seule fois. NeoProf valide les champs, transmet la demande et conserve l’identifiant renvoyé par l’Urssaf.

La famille reçoit ensuite un e-mail officiel. Elle dispose de 7 jours pour ouvrir le lien, créer son mot de passe, accepter les conditions et activer son espace sur `particulier.urssaf.fr`. Si le lien expire, elle peut en demander un nouveau depuis ce site.

« Inscription réussie » dans NeoProf signifie que la demande a été transmise et identifiée. Les demandes de paiement ne doivent commencer qu’après l’activation — ou l’acceptation de la mise en relation — par la famille.

Envoyer après le cours, jamais avant

Une fois le cours terminé, Nora ouvre Paiements, choisit la famille puis les cours proposés par NeoProf. Le logiciel ne rend sélectionnables que les cours terminés, entièrement impayés, dans l’ordre des plus anciens. Un cours déjà couvert par une demande en attente disparaît de cette sélection.

Nora contrôle le récapitulatif : famille, facture, mois, nombre de cours, heures et montant TTC. Elle confirme ensuite l’envoi une seule fois. Si plusieurs mois sont concernés, NeoProf prépare une demande distincte par mois.

Lire le statut avant de compter l’argent

Après l’envoi, la demande est en attente. L’Urssaf informe la famille par e-mail ou SMS. Elle a 48 heures pour vérifier et valider dans son espace ; au-delà, la demande est automatiquement validée. Le prélèvement du reste à charge intervient à J+2 après validation.

Nora synchronise les statuts dans NeoProf avant son rapprochement :

en attente : ne pas compter comme encaissé et ne pas renvoyer ; validée : rapprocher le paiement et la facture ; rejetée : lire le motif officiel, corriger la donnée source, puis reprendre le parcours adapté.

Si NeoProf signale un lien Urssaf invalide, Nora demande d’abord à la famille si elle a activé son compte. Elle ne relance l’inscription qu’après cette vérification. Le statut officiel peut évoluer : il reste la référence.

Le parcours complet est maintenant actionnable : fiche exacte → inscription → activation par la famille → cours réalisé → demande unique → synchronisation du statut.